今天的商業(yè)世界比以往任何時候都更加復(fù)雜，界限模糊和富有挑戰(zhàn)性。
與此同時，我們一天的時間是有限的。幸運的是，我強烈地意識到，無限延長工作時間來增加產(chǎn)出并不是最明智的做法。相反，我們應(yīng)該思考的是如何更有效地工作。
我的許多導(dǎo)師和學(xué)員也想更好地理解和學(xué)習(xí)如何以更有效的方式處理工作任務(wù)，從而提高工作效率，這也許并不令人驚訝。
好消息是，有一些非常強大的策略和技巧，每個人都可以應(yīng)用來提高個人生產(chǎn)力，我將在今天的文章中介紹這些策略和技巧。
01 避免完美主義
許多人努力追求 "完美 "的結(jié)果。壞消息（也是好消息）：完美主義并不存在于一個不完美的世界。因此，沒有必要過度分析和過度擔(dān)心。
當(dāng)然，三思而后行是必要的，但你可以從懷疑開始，在前進(jìn)的過程中不斷改進(jìn)。只有當(dāng)你前進(jìn)時，你才能進(jìn)步。
02 優(yōu)先處理困難的任務(wù)
不給拖延癥任何機(jī)會，推遲任務(wù)只會導(dǎo)致更復(fù)雜的問題，因為你會感到內(nèi)疚，從而讓消極的想法占據(jù)你的心...... 而這正是你需要立即制定行動計劃并專注于執(zhí)行的時候。
我的一個關(guān)鍵原則是，在早上第一件事就是用最清醒的頭腦去處理最艱巨的任務(wù)。
03 拒絕打斷，學(xué)會說不
我認(rèn)識一些人，他們總是第一時間要處理來自同事和其他人的每一封郵件、每一個電話或每一個問題，這樣他們自身的工作計劃就會被打亂。
我也認(rèn)識一些人，他們直接或間接地告訴別人，在某些時候和情況下，他們不想被打斷，他們才是能把事情做好的人。
要有自我規(guī)劃的能力(例如，專門為自己預(yù)定一個會議或安靜的房間；通知別人不要在某些時間打擾你，等等)，并能確保自己的日程安排不被打亂。如果有必要，不要害怕對同事甚至是你的直接上司說 "不"。
對于時間敏感和復(fù)雜的項目，在家工作是另一種非常有效的策略。
04 做一個積極主動的計劃者
無論你是什么性格類型，為了提高工作效率，你需要提前計劃好你的任務(wù)，并制定一個時間表。在前一天晚上就安排好第二天的工作。
通常情況下，這就像在你離開辦公室或睡覺前寫一份快速待辦事項清單一樣簡單。無論哪種方式，在你上床睡覺前記下你的想法、問題等等，這有助于你平靜大腦，讓你感覺更放松。
在工作日，我建議留出足夠的時間（至少占你總時間的20-30%）來處理不可預(yù)見的任務(wù)，回答電子郵件，電話等。然而，所有這些任務(wù)最終可能不會支配你的時間表。
在大多數(shù)情況下，你自己的日常時間表必須為你定下基調(diào)，同時關(guān)閉Outlook的通知等。每天留出3-4個時間段，每個約15-20分鐘，用于檢查和回復(fù)電子郵件、電話等。
05 聰明地使用電子郵件
一些關(guān)鍵的技巧。
(一) 如前所述，每天設(shè)置3-4次固定的時間來檢查你的電子郵件。
(二) 關(guān)閉桌面通知，以避免當(dāng)有新郵件進(jìn)來時對自己的影響（令人難以置信的是，這對提高你的注意力有很大的幫助）。
(三) 使用“兩分鐘規(guī)則”，也就是說，如果你能在兩分鐘內(nèi)處理一封郵件，那就這么做。但是，如果需要更多的時間，將電子郵件移動到一個掛起的文件夾，以便稍后處理。
(四) 設(shè)置電子郵件規(guī)則，當(dāng)電子郵件到達(dá)時，自動將其歸類到適當(dāng)?shù)奈募䦅A中（例如，確保所有收到的電子郵件都自動歸類，并與它們所鏈接的項目相關(guān)聯(lián)）。
06 使用計劃表和跟蹤器來確保適當(dāng)?shù)墓ぷ?/strong>
管理你的各種任務(wù)或項目（例如，與Microsoft Outlook任務(wù)或OneNote一起使用）。它作為日常概述非常有效，因為你可以一目了然地得到截止日期、任務(wù)描述、優(yōu)先級等。
如果你和你的團(tuán)隊希望將的時間承諾和項目管理技能提高到一個新的水平，你可能需要嘗試花更多的時間來保持這項工作。
例如，使用一個更復(fù)雜的工具，如Toggl。另一個幫助你確保跟蹤你正在做的事情的優(yōu)秀工具是Rescue Time，它可以讓你清楚地知道你在哪些日常任務(wù)上花費了多少時間，從而幫助你明智地安排你的時間。
07巧妙地管理會議
會議是職場中最耗時的事情之一。然而，盡管我們喜歡抱怨 "無用 "會議的數(shù)量，但我們?nèi)匀徊患偎妓鞯仡A(yù)訂和參加這些會議。
我不喜歡例行會議等等。相反，我盡量遵守這些會議規(guī)則：
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會議時間不超過一小時的會議
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與會參加者不超過8人的會議
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不舉行沒有議程或會議記錄的會議
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不超過5個議題的會議。
這對你是否也有用？
08 停止多任務(wù)處理
誠然，在一個完美的世界里（我們現(xiàn)在知道它并不存在），我們喜歡做一個又一個任務(wù)。
最新的神經(jīng)科學(xué)研究表明，在有限的框架內(nèi)進(jìn)行多任務(wù)處理是可以容忍的，而過多的同時進(jìn)行任務(wù)處理往往會導(dǎo)致壓力，甚至?xí)䲟p害大腦。
09 精益管理
首先，保持辦公桌的整潔：只保留你的個人電腦或筆記本電腦、手機(jī)，也許還有一兩件與個人有關(guān)的物品（如你的家庭照片等）；最多使用兩個抽屜來放最重要和最必要的東西；每天清理你的辦公桌，保持干凈整潔。
第二，創(chuàng)建一個高效的、簡單的、每天都使用的歸檔系統(tǒng)，不要偷懶。
做出快速而直接的決定：(一)采取行動;(二)存檔(如需在兩周內(nèi)使用);(三)扔掉(以每天80%或以上的垃圾量為目標(biāo))。使用筆記本電腦或PC機(jī)記錄所有的筆記。
第三，組織信息。在一個以信息爆炸為特征的數(shù)字世界里，我們最好根據(jù)信息的相關(guān)性和價值來仔細(xì)選擇信息來源。因此，你可能想退訂某些通訊，只集中閱讀3-5個新聞來源，要求提供RSS訂閱，并將媒體和新聞消費限制在每天最多30分鐘；設(shè)定合理的界限有助于避免思維混亂；閱讀更多關(guān)于如何組織你的生活。
10 尊重你的生理規(guī)律
我們?nèi)祟惿鷣砭褪侵芷谛缘厮X和醒來的(晝夜節(jié)律模式)。各種研究表明，當(dāng)我們的內(nèi)部周期與外部世界的周期保持良好同步時，我們的身體和心理機(jī)能會達(dá)到最佳狀態(tài)。
如果我們打亂了睡眠和醒來的模式，我們會感到不舒服。
最重要的是，如果你是一個早起的人(早起的鳥兒)或一個晚睡的人(夜貓子)，也就是說，一個只有在白天(或晚上)才能達(dá)到最佳表現(xiàn)的人，你應(yīng)該相應(yīng)地規(guī)劃你的一天計劃。
11 縮短你的工作時間
這包括兩個方面。
(一) 將你的工作任務(wù)分解成較小的、可消化的時間段，一次一個步驟。
(二) 每90分鐘安排10-15分鐘的休息來提高注意力(為什么不在你的午休時間出去走走呢?)
規(guī)則：永遠(yuǎn)不要在你的工作場所或在你的桌面或筆記本電腦前吃午餐。你既不能享受你的午餐，也不能專注于手頭的工作。
12 設(shè)定現(xiàn)實的目標(biāo)并適當(dāng)?shù)鬲剟钭约?/strong>
我強烈建議使用一個聰明的公式來設(shè)定目標(biāo)——目標(biāo)要符合以下標(biāo)準(zhǔn)：具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、相關(guān)的和有時限的。
設(shè)定一個時間表，告訴別人你承諾的時間點，因為他們一起會讓你負(fù)責(zé)。
另外，每當(dāng)你達(dá)到一個目標(biāo)或最后期限時，給自己一個獎勵。無論是和朋友共進(jìn)晚餐、看電影，還是買一本新書，給自己一個獎勵，讓自己繼續(xù)努力。這將對你的工作或項目產(chǎn)生更積極的影響，而且非常符合人類的本性。
13 健康飲食
雖然食物被認(rèn)為是為身體提供能量的一種方式，但研究已經(jīng)提供了令人興奮的證據(jù)，證明飲食因素對維持甚至發(fā)展心智功能的特定分子系統(tǒng)和機(jī)制的影響。
例如，富含omega-3脂肪酸的飲食因其對人類大腦的保護(hù)作用而受到贊賞。相比之下，單糖和那些在垃圾食品中發(fā)現(xiàn)的成分是不健康的，只能提供快速爆發(fā)的能量，但對較長的工作時間沒有好處。
14 定期鍛煉
研究人員發(fā)現(xiàn)，體育活動，甚至是散步，都能以直接和間接的方式幫助記憶和思考。
運動的好處直接來自于它能夠減少胰島素抵抗，減少炎癥，并刺激生長因子的釋放--大腦中的化學(xué)物質(zhì)影響腦細(xì)胞的健康，大腦中新血管的生長，甚至新腦細(xì)胞的豐富和生存。間接而言，運動可以改善情緒、睡眠、注意力，并減少壓力和焦慮。
15 足夠的睡眠
充足的睡眠對于實現(xiàn)高水平的工作效率是極其重要的。在這方面，你也不應(yīng)該在睡覺前一兩個小時使用你的筆記本電腦或智能手機(jī)（規(guī)則：永遠(yuǎn)不要讓它們和你一起在床上！） 。
避免這樣做的兩個主要原因是：
(一) 它將使你的頭腦沉浸在你剛剛獲得的最新信息和數(shù)據(jù)中。
(二) 屏幕發(fā)出的短波藍(lán)光會妨礙睡眠，刺激褪黑激素的產(chǎn)生。因此，你會感到清醒，不那么困倦。
最好通過做一些運動，散步，或放松地洗個熱水澡來為自己準(zhǔn)備一個良好的，安靜的夜晚做好準(zhǔn)備。同時，讓自己在白天多曬太陽（例如，走出辦公室！）這將改善你晚上的睡眠質(zhì)量（同時，改善你白天的情緒和警覺性）。
16 做你喜歡做的事，熱愛你所做的事
確保你每周留出10到15分鐘的時間，檢查你的日常活動和每周的時間表，看看它是否總是與你的總體目標(biāo)相一致。如果不是，就調(diào)整你的時間表，重新思考你在生活中真正想要實現(xiàn)的目標(biāo)。 最后的思考
在工作中富有成效僅僅是生活的一個方面。為了過上充實的生活，還有其他重要的領(lǐng)域需要得到充分和定期的關(guān)注：社會領(lǐng)域（家庭、朋友、認(rèn)可），健康領(lǐng)域（運動、放松、飲食、幸福和健身），以及精神領(lǐng)域（宗教、愛情、哲學(xué)）。
變得更有效率是一項自我管理和對自己負(fù)責(zé)的工作，你可以，也必須積極地組織和過好你的生活，因為沒有人可以替你做這些。
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