疫情的發(fā)展，使得我們的工作生活方式乃至商業(yè)模式隨之變化，許多線下會(huì)議也都轉(zhuǎn)為了線上，諸如騰訊會(huì)議等線上會(huì)議軟件的用戶呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)。
在許多公司，線上會(huì)議通常是領(lǐng)導(dǎo)者非常擔(dān)心的事情之一，甚至很多公司的領(lǐng)導(dǎo)者聽(tīng)到最多的就是“線上會(huì)議沒(méi)什么用”。 但公平地說(shuō)，面對(duì)面的線下會(huì)議也收效甚微。
會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)，PPT資料過(guò)于繁多；發(fā)言人講話沒(méi)有重點(diǎn)，與會(huì)者參與感不強(qiáng)；每次會(huì)議結(jié)束都沒(méi)有解決實(shí)際問(wèn)題等等；以上這些是很多人不喜歡開(kāi)會(huì)的原因。 顯然開(kāi)會(huì)這件事情不會(huì)立即消失，人們還是認(rèn)可舉辦會(huì)議的價(jià)值和必要，只是在會(huì)議的執(zhí)行過(guò)程中，所有這些價(jià)值似乎都消失了。 在線上會(huì)議中，無(wú)效會(huì)議的弊端更加明顯。如果員工開(kāi)完會(huì)后覺(jué)得“整場(chǎng)會(huì)完全可以用一封電子郵件解決”，那么完全可以判定這是一場(chǎng)浪費(fèi)大家時(shí)間的無(wú)效會(huì)議，也會(huì)影響參會(huì)人員對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的看法。 因此，我們有必要去了解如何規(guī)劃、開(kāi)展一場(chǎng)有效的線上會(huì)議，并且合理地計(jì)劃、組織，以及跟進(jìn)會(huì)議。
8個(gè)步驟組織高效的線上會(huì)議 以下便是組織完美線上會(huì)議的8個(gè)步驟，無(wú)論是團(tuán)隊(duì)的第1次線上會(huì)議，還是第47次，你都可以參考它。 1. 帶著目標(biāo)去規(guī)劃。 “定期開(kāi)會(huì)的時(shí)間到了”并不是一個(gè)開(kāi)會(huì)的充足理由，你還是要提前通知團(tuán)隊(duì)成員開(kāi)會(huì)事項(xiàng)。
正確的目標(biāo)會(huì)讓規(guī)劃過(guò)程更順利，因?yàn)閰?huì)者能對(duì)將要討論的內(nèi)容有真切的期望，并可以進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃。 召開(kāi)會(huì)議的其他可行理由還包括：對(duì)某個(gè)問(wèn)題展開(kāi)討論、提出想法、做出決定，或者實(shí)時(shí)協(xié)作完成一份文件。
每次會(huì)議只針對(duì)一個(gè)目標(biāo)，如果問(wèn)題不止一個(gè)，你就該考慮組織兩次會(huì)議，即使在同一天也無(wú)妨。 2. 精簡(jiǎn)參會(huì)人員。 不是團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都要出席所有會(huì)議，你每次發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)，其實(shí)都會(huì)妨礙他們處理真正想做的工作。
請(qǐng)記住，1小時(shí)的9人會(huì)議的成本不是1個(gè)小時(shí)，而是9個(gè)小時(shí)。
隨著會(huì)議人數(shù)的增加，會(huì)議的有效性通常會(huì)下降。所以你要明智地利用員工的時(shí)間，參會(huì)者名單越短越好。 3. 制定合理的議程。 每次會(huì)議都應(yīng)該準(zhǔn)備一份議程，而且要正確合理。研究表明，僅有議程并不會(huì)改變?nèi)魏稳藢?duì)會(huì)議有效性的看法，重要的是議程內(nèi)容是否合理，以及會(huì)議是否按照議程舉行。 同時(shí)，議程不要使用太抽象的標(biāo)題，而是用問(wèn)題的方式呈現(xiàn)。例如，將“營(yíng)銷問(wèn)題”改為“如何在減少?gòu)V告預(yù)算的同時(shí)保持收益不變？”，或者是把“隨便聊聊”改為“有哪些重要的信息需要分享?”。 問(wèn)題式標(biāo)題有兩個(gè)好處。第一，當(dāng)你提前發(fā)布議程時(shí)，人們就有了相應(yīng)的情緒基調(diào)。第二，問(wèn)題式標(biāo)題可以讓每個(gè)人都清楚會(huì)議是否真的有效。如果問(wèn)題得到了解決，那就是一次真實(shí)有效的會(huì)議。 4. 提前10分鐘開(kāi)啟會(huì)議通道。 善用會(huì)前時(shí)間有助于提升團(tuán)隊(duì)關(guān)系。線下會(huì)議中，關(guān)系的建立可能是因?yàn)閰?huì)者能一起從工位走到會(huì)議室，也可能是因?yàn)樗麄兲崆暗綍?huì)議室聊天。
而在線上，如果你準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，就無(wú)形中剝奪了團(tuán)隊(duì)的社交時(shí)間。
所以提前10分鐘開(kāi)啟會(huì)議通道，并告知團(tuán)隊(duì)可以隨時(shí)進(jìn)入。在這10分鐘，你還可以問(wèn)一些問(wèn)題，鼓勵(lì)參會(huì)者分享現(xiàn)實(shí)經(jīng)歷。 5. 利用會(huì)議記錄。 每次開(kāi)會(huì)應(yīng)該指派一位記錄者來(lái)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容。尤其要記錄下之前沒(méi)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、新的想法和決策，以及相應(yīng)的解決措施。
誰(shuí)在哪個(gè)時(shí)間點(diǎn)說(shuō)了什么并不重要，重要的是要記錄下參會(huì)者提出了什么想法，以及誰(shuí)承諾對(duì)這些想法采取什么行動(dòng)。 6. 不要離題。 隨著會(huì)議的進(jìn)行，一定要保證討論不要離題，并堅(jiān)持執(zhí)行計(jì)劃好的時(shí)間分配。一旦你稍不注意，那些在談話中占據(jù)主導(dǎo)地位的過(guò)度分享者就會(huì)讓討論迅速跑題；還有些假裝問(wèn)問(wèn)題，但實(shí)際上只是想秀出長(zhǎng)篇大論的人也會(huì)讓會(huì)議跑偏。 會(huì)議安排有著明確目的，因此你要打斷他們，讓他們克制自己的分享欲。如果有人遲到了，你也不需要浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)介紹之前討論的內(nèi)容。他們有會(huì)議議程，也可以隨時(shí)觀看會(huì)議回放或閱讀會(huì)議記錄。 7. 結(jié)束時(shí)進(jìn)行總結(jié)。 隨著會(huì)議接近尾聲，你要及時(shí)拉回所有人的注意力，并快速總結(jié)會(huì)議內(nèi)容。
如有需要，你可以讓指定的記錄者回顧會(huì)議記錄，或者簡(jiǎn)單地捋一遍議程中的問(wèn)題，并詢問(wèn)每個(gè)人是否已經(jīng)得到了答案。
最后，確認(rèn)需要跟進(jìn)的員工是否理解。如果可能的話，最好敲定每個(gè)行動(dòng)方案的提交時(shí)間。 8. 別急著關(guān)閉會(huì)議通道。 按時(shí)或提前結(jié)束會(huì)議，但不要立即關(guān)閉會(huì)議通道。就像你提前幾分鐘開(kāi)啟會(huì)議一樣，結(jié)束會(huì)議后一樣可以讓人們繼續(xù)進(jìn)行交流。
如果你是線上會(huì)議的“主持人”，你可能必須等到所有人都離開(kāi)會(huì)議；但如果你需要專注于其他事務(wù)，你可以選擇靜音并關(guān)閉攝像頭。 另外，會(huì)后一定要發(fā)送會(huì)議記錄，或者讓人們知道如果錯(cuò)過(guò)了會(huì)議，可以在哪里觀看或收聽(tīng)回放。你也可以向團(tuán)隊(duì)成員詢問(wèn)會(huì)議反饋，這樣可以幫助你根據(jù)他們的喜好做出調(diào)整，以此改善下一次會(huì)議。
改進(jìn)線上會(huì)議的6個(gè)小建議 如果遵循了上述步驟，你的會(huì)前時(shí)間和會(huì)后的很長(zhǎng)一段時(shí)間，都會(huì)被員工認(rèn)為是有價(jià)值的。
不過(guò)這里還有一些小建議，可以幫助你更有效地規(guī)劃和組織線上會(huì)議。 1. 控制發(fā)言時(shí)間 所有會(huì)議真正有價(jià)值的地方都在討論過(guò)程中顯現(xiàn)，線上會(huì)議尤其如此。
一個(gè)人演講的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)讓團(tuán)隊(duì)成員對(duì)會(huì)議抱有隨意、輕視的態(tài)度，然后退出去做一些真正的工作，或者去玩手機(jī)。
因此即使需要發(fā)言，你也要鼓勵(lì)發(fā)言人不時(shí)停下來(lái)提問(wèn)，進(jìn)行簡(jiǎn)短的討論，以重新吸引聽(tīng)眾的注意力。 2. 鼓勵(lì)交流時(shí)互提姓名 說(shuō)到吸引注意力，沒(méi)有什么比聽(tīng)到自己的名字更能吸引人了。叫名字可以吸引那些還沒(méi)有參與到談話中的人，讓他們感到自己被重視。
但同樣要立好規(guī)矩，讓每個(gè)人在說(shuō)話之前都先自報(bào)家門（如“我是XX，我們來(lái)聊聊……”）。
這樣有助于讓發(fā)言者有存在感，并讓聽(tīng)眾清晰明了，還能讓你更容易從參會(huì)者中找出誰(shuí)在發(fā)言。 3. 從積極的事情開(kāi)始討論 開(kāi)會(huì)和很多事情一樣，都會(huì)受到第一印象的影響，最先提到的事情更容易被記住。
被記住的不僅有內(nèi)容，還有情緒。因此以積極的態(tài)度開(kāi)始，人們就會(huì)記住這是一次積極的會(huì)議。
事實(shí)上甚至有研究表明，會(huì)議也有傳染效應(yīng)，也就是說(shuō)，如果團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者一開(kāi)始就帶著正能量，那么隨著時(shí)間的推移，這種正能量和積極情緒也會(huì)傳染給團(tuán)隊(duì)的其他成員。 4. 適當(dāng)休息 以視頻會(huì)議為例，斯坦福大學(xué)開(kāi)展的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，視頻會(huì)議會(huì)擾亂我們的個(gè)人空間感，甚至引發(fā)恐慌反應(yīng)。
在視頻會(huì)議中，我們認(rèn)為的某人在個(gè)人空間中的占比，很大程度上取決于他在屏幕上的臉的大小。
大臉會(huì)讓人覺(jué)得別人離得很近，甚至?xí)寘⑴c者產(chǎn)生類似于“打還是跑”的應(yīng)激反應(yīng)。
而滿屏小臉看起來(lái)就像遠(yuǎn)處的人群，而且全都在盯著自己。這兩種情況對(duì)我們的大腦來(lái)說(shuō)都不是那么舒服。 因此，在長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議中，需要頻繁的休息來(lái)舒展身體、放松眼睛，或者分割屏幕，加入幻燈片和其他刺激大腦的視覺(jué)元素，這些都有助于減少視頻疲勞。 5. 拆分團(tuán)隊(duì) 如果你的團(tuán)隊(duì)太大，所有人都要參加線上會(huì)議，可以考慮留出時(shí)間進(jìn)行分會(huì)場(chǎng)討論。
這樣可以提高每個(gè)人的參與度，防止過(guò)度分享者主導(dǎo)談話。只要你能夠提綱挈領(lǐng)，注意到每個(gè)分會(huì)場(chǎng)里的寶貴想法，并帶回主會(huì)場(chǎng)集中討論即可。 6. 利用聊天對(duì)話框 理想情況下，對(duì)話框里的討論和滾動(dòng)留言應(yīng)該越少越好，以便參會(huì)者專注于會(huì)議。
但總有一些時(shí)候，有人需要向主持人發(fā)送簡(jiǎn)訊、即時(shí)共享資源，或者解釋他們不得不臨時(shí)退出的原因。
上述情況最好能在聊天對(duì)話框中說(shuō)明，而不是打斷討論進(jìn)程。 將這6個(gè)小建議與之前的8個(gè)步驟相結(jié)合，你就可以利用線上會(huì)議挖掘出團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人的奇思妙想，而不是讓他們覺(jué)得只需要一封電子郵件就能解決問(wèn)題。
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