談起開會，想必大家都深有感觸：
“還以為回國有多忙，工作強度沒有以前一半，大部分時間在開會，懷疑人生……”“下班不讓回家，要開會匯報一天的工作進度；如果老板在開會，還得等著。”“開會和摸魚，是我們打工人的主要生活方式”……
很多時候，本來沒有特別明確的議題，還要開會解決；約好“碰一碰”思路的會議，卻一拖再拖開了幾個小時。工作一天，凈是開會，KPI卻是當天要結(jié)果。
最近一次調(diào)研顯示，公司的高管們近一半的時間都是在會議上度過的，而三成以上的會議最終都是浪費時間。
換句話說，高管們每周有40個小時時間來工作的話，20多個小時是在開會，而10多個小時是在浪費；
如果算上高管們的時薪，每個月的直接成本浪費卻可見一斑。
不禁感嘆，為什么會出現(xiàn)文山會海呢？
會議模式，決定了會議效率
如果不算會議上的沉默，冠冕堂皇的措辭，詭辯甩鍋推卸責任，山頭主義之間的炮轟，領(lǐng)導和稀泥不作為不決策……從會議本身來看，時間成本也非常的大。
拿最常見的兩種會議模式來說。
1、傳統(tǒng)會議（串行模式）
串行會議是指在會議上，當一個人在會上發(fā)言，其他人都是靜聽的狀態(tài)；
尤其有一定行政職位的時候，不方便打斷，當這個人總結(jié)能力較差的時候，那更是一場折磨。
當這個人發(fā)言，其他人要表達意見的時候，仍然重復第一個人的狀態(tài)。這種輪流發(fā)言的狀態(tài)，非常浪費時間，同時會發(fā)現(xiàn)，很多有想法的人，因為這種情況，可能并沒有完全貢獻自己的觀點。
2、PPT表演會議
還有很多會議需要準備PPT，那前期就成了大家一起看PPT、看一個人的表演；
當匯報完，就是所有人對PPT挑錯的時段，你一言，我一語，也形成不了完整的策略方案，反而讓一個完整的思路變得凌亂無序。
這樣下來的結(jié)果就是，準備 PPT 費時費力，使用 PPT 也很低效，結(jié)束之后復現(xiàn)難度很高。
那么問題來了，除了這兩種模式，會還能怎么開呢？誒，今天就讓你見識見識高效會議模式。
字節(jié)跳動
沉默的會議，反而是高效的會議？
以字節(jié)跳動的飛閱會，打破了傳統(tǒng)會議的頑疾。
這個會議模式的特點是沒有 PPT，所有的內(nèi)容記錄在文檔上，以文檔進行協(xié)作。
會議前面 20 分鐘，就是所有人閱讀文檔和做批注，有什么問題、哪里需要補充，會議發(fā)起人直接在文檔中作回復，可以隨時@任何人來補充。
閱讀和批注環(huán)節(jié)結(jié)束后，在進行現(xiàn)場提問。
字節(jié)的飛閱會一般分為四個步驟：
1、文檔撰寫會議的發(fā)起人要創(chuàng)建會議文檔，引導參會人集體共創(chuàng)，對文檔的要求是一個word，文圖結(jié)合也可以，但是要保證清晰、準確。
2、靜默閱讀這是核心環(huán)節(jié)，有的時候整個會議室都是人都不說話，感覺有點奇怪，但是看到大家鍵盤如飛，能充分感受到每個人都坐在那里大腦飛速旋轉(zhuǎn)。閱讀中產(chǎn)生的疑問以評論形式提出，比如，目標設置的依據(jù)是？為什么會有這么多的花費？團隊組建時間會不會太短？
3、互動討論對于簡單的問題可以直接書面回復評論。如果實在不能簡單作答，就要等一會兒進行的互動討論�；佑懻摥h(huán)節(jié)會圍繞文檔的評論，從上往下一條一條過，如果大家沒有其他問題，整個會議的討論環(huán)節(jié)就結(jié)束。
4、落實結(jié)論會后可以把討論過程清晰的生成記錄。將任務具體安排到某個人，并且明確截止日期，如果到期沒有完成任務，機器人還會跳出來提醒。
在便簽和批注上寫出自己的意見，或許比直接發(fā)言更讓大家所接受。
這與亞馬遜公司的靜默會很相似。
亞馬遜面對面的沉默，效果也不錯！
貝索斯和他的高級主管團隊開會，在討論之前，他們會閱讀打印好的備忘錄，一聲不吭。
這些備忘錄最長會有6頁，而這段靜默開場可能持續(xù)長達30分鐘。
在這段時間內(nèi)，會議主持人和與會者會仔細閱讀，并在紙上空白的地方做筆記。
貝索斯說，這個會議模式有一個優(yōu)點——保證了在座所有人的注意力。
最重要的是，他們會在此期間高效地思考。 “對新員工來說，這是一次奇怪的初次體驗。他們完全不習慣跟高管們一同沉默地坐在屋子里然后自習�！�
大約15分鐘后，會議直奔主題，進入討論環(huán)節(jié)。
會議結(jié)束前，用三個“W”——任務（what）、人員（who）、時間節(jié)點（when）完成對目標任務的分解。
留白，是一種高級技巧
亞馬遜和字節(jié)跳動都借助“留白靜默”時段的思考，每個人都全神貫注地關(guān)注問題，想方設法解決問題，避免了無效提問和推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。
同時，由于大家來自不同的部門或者不同的崗位，基于共同語境的信息共享，大大降低了溝通成本，促使參會者能夠給出具有建設性的意見建議，讓會議成為聚焦重點環(huán)節(jié)、解決關(guān)鍵問題的高效溝通方式。
但靜默會不能單純理解為“文字版的小組討論”。
如果沒有設計“怎么樣才能把客戶增長提升40%”這樣的具體問題，和“增加新客戶的數(shù)量、增加獎勵力度、增加紅包抽獎”這些靶向性的建議，大家就不知道研討什么，也不知道該從哪些方面進行深入發(fā)散思維，或者反駁和否定哪些意見。
在實際舉辦完靜默會的研討會后，很多人都會非常吃驚：“竟然能提出這么優(yōu)秀的方案，是我一個人所不能完成的！”
由此可見，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展之下的在線工具可以改變組織的行為。
組織的迭代往往是緩慢的，但工具的迭代其實可以很快；并且隨著工具本身的迭代升級，員工和組織也不斷提升。 最后
對于高效會議的優(yōu)化策略，還是可以繼續(xù)深度進行的，因為會議的改造空間是非常大的。
但無論是什么樣的會議模式，獲取信息、達成共識、提高效率，做出更準確、更易于執(zhí)行的決策，依然是管理的追求，也是未來的方向。
服務熱線
400-0473-006