談起開會(huì)，想必大家都深有感觸：
“還以為回國有多忙，工作強(qiáng)度沒有以前一半，大部分時(shí)間在開會(huì)，懷疑人生……”“下班不讓回家，要開會(huì)匯報(bào)一天的工作進(jìn)度；如果老板在開會(huì)，還得等著。”“開會(huì)和摸魚，是我們打工人的主要生活方式”……
很多時(shí)候，本來沒有特別明確的議題，還要開會(huì)解決；約好“碰一碰”思路的會(huì)議，卻一拖再拖開了幾個(gè)小時(shí)。工作一天，凈是開會(huì)，KPI卻是當(dāng)天要結(jié)果。
最近一次調(diào)研顯示，公司的高管們近一半的時(shí)間都是在會(huì)議上度過的，而三成以上的會(huì)議最終都是浪費(fèi)時(shí)間。
換句話說，高管們每周有40個(gè)小時(shí)時(shí)間來工作的話，20多個(gè)小時(shí)是在開會(huì)，而10多個(gè)小時(shí)是在浪費(fèi)；
如果算上高管們的時(shí)薪，每個(gè)月的直接成本浪費(fèi)卻可見一斑。
不禁感嘆，為什么會(huì)出現(xiàn)文山會(huì)海呢？
會(huì)議模式，決定了會(huì)議效率
如果不算會(huì)議上的沉默，冠冕堂皇的措辭，詭辯甩鍋推卸責(zé)任，山頭主義之間的炮轟，領(lǐng)導(dǎo)和稀泥不作為不決策……從會(huì)議本身來看，時(shí)間成本也非常的大。
拿最常見的兩種會(huì)議模式來說。
1、傳統(tǒng)會(huì)議（串行模式）
串行會(huì)議是指在會(huì)議上，當(dāng)一個(gè)人在會(huì)上發(fā)言，其他人都是靜聽的狀態(tài)；
尤其有一定行政職位的時(shí)候，不方便打斷，當(dāng)這個(gè)人總結(jié)能力較差的時(shí)候，那更是一場折磨。
當(dāng)這個(gè)人發(fā)言，其他人要表達(dá)意見的時(shí)候，仍然重復(fù)第一個(gè)人的狀態(tài)。這種輪流發(fā)言的狀態(tài)，非常浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多有想法的人，因?yàn)檫@種情況，可能并沒有完全貢獻(xiàn)自己的觀點(diǎn)。
2、PPT表演會(huì)議
還有很多會(huì)議需要準(zhǔn)備PPT，那前期就成了大家一起看PPT、看一個(gè)人的表演；
當(dāng)匯報(bào)完，就是所有人對(duì)PPT挑錯(cuò)的時(shí)段，你一言，我一語，也形成不了完整的策略方案，反而讓一個(gè)完整的思路變得凌亂無序。
這樣下來的結(jié)果就是，準(zhǔn)備 PPT 費(fèi)時(shí)費(fèi)力，使用 PPT 也很低效，結(jié)束之后復(fù)現(xiàn)難度很高。
那么問題來了，除了這兩種模式，會(huì)還能怎么開呢？誒，今天就讓你見識(shí)見識(shí)高效會(huì)議模式。
字節(jié)跳動(dòng)
沉默的會(huì)議，反而是高效的會(huì)議？
以字節(jié)跳動(dòng)的飛閱會(huì)，打破了傳統(tǒng)會(huì)議的頑疾。
這個(gè)會(huì)議模式的特點(diǎn)是沒有 PPT，所有的內(nèi)容記錄在文檔上，以文檔進(jìn)行協(xié)作。
會(huì)議前面 20 分鐘，就是所有人閱讀文檔和做批注，有什么問題、哪里需要補(bǔ)充，會(huì)議發(fā)起人直接在文檔中作回復(fù)，可以隨時(shí)@任何人來補(bǔ)充。
閱讀和批注環(huán)節(jié)結(jié)束后，在進(jìn)行現(xiàn)場提問。
字節(jié)的飛閱會(huì)一般分為四個(gè)步驟：
1、文檔撰寫會(huì)議的發(fā)起人要?jiǎng)?chuàng)建會(huì)議文檔，引導(dǎo)參會(huì)人集體共創(chuàng)，對(duì)文檔的要求是一個(gè)word，文圖結(jié)合也可以，但是要保證清晰、準(zhǔn)確。
2、靜默閱讀這是核心環(huán)節(jié)，有的時(shí)候整個(gè)會(huì)議室都是人都不說話，感覺有點(diǎn)奇怪，但是看到大家鍵盤如飛，能充分感受到每個(gè)人都坐在那里大腦飛速旋轉(zhuǎn)。閱讀中產(chǎn)生的疑問以評(píng)論形式提出，比如，目標(biāo)設(shè)置的依據(jù)是？為什么會(huì)有這么多的花費(fèi)？團(tuán)隊(duì)組建時(shí)間會(huì)不會(huì)太短？
3、互動(dòng)討論對(duì)于簡單的問題可以直接書面回復(fù)評(píng)論。如果實(shí)在不能簡單作答，就要等一會(huì)兒進(jìn)行的互動(dòng)討論。互動(dòng)討論環(huán)節(jié)會(huì)圍繞文檔的評(píng)論，從上往下一條一條過，如果大家沒有其他問題，整個(gè)會(huì)議的討論環(huán)節(jié)就結(jié)束。
4、落實(shí)結(jié)論會(huì)后可以把討論過程清晰的生成記錄。將任務(wù)具體安排到某個(gè)人，并且明確截止日期，如果到期沒有完成任務(wù)，機(jī)器人還會(huì)跳出來提醒。
在便簽和批注上寫出自己的意見，或許比直接發(fā)言更讓大家所接受。
這與亞馬遜公司的靜默會(huì)很相似。
亞馬遜面對(duì)面的沉默，效果也不錯(cuò)！
貝索斯和他的高級(jí)主管團(tuán)隊(duì)開會(huì)，在討論之前，他們會(huì)閱讀打印好的備忘錄，一聲不吭。
這些備忘錄最長會(huì)有6頁，而這段靜默開場可能持續(xù)長達(dá)30分鐘。
在這段時(shí)間內(nèi)，會(huì)議主持人和與會(huì)者會(huì)仔細(xì)閱讀，并在紙上空白的地方做筆記。
貝索斯說，這個(gè)會(huì)議模式有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)——保證了在座所有人的注意力。
最重要的是，他們會(huì)在此期間高效地思考。 “對(duì)新員工來說，這是一次奇怪的初次體驗(yàn)。他們完全不習(xí)慣跟高管們一同沉默地坐在屋子里然后自習(xí)。”
大約15分鐘后，會(huì)議直奔主題，進(jìn)入討論環(huán)節(jié)。
會(huì)議結(jié)束前，用三個(gè)“W”——任務(wù)（what）、人員（who）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（when）完成對(duì)目標(biāo)任務(wù)的分解。
留白，是一種高級(jí)技巧
亞馬遜和字節(jié)跳動(dòng)都借助“留白靜默”時(shí)段的思考，每個(gè)人都全神貫注地關(guān)注問題，想方設(shè)法解決問題，避免了無效提問和推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。
同時(shí)，由于大家來自不同的部門或者不同的崗位，基于共同語境的信息共享，大大降低了溝通成本，促使參會(huì)者能夠給出具有建設(shè)性的意見建議，讓會(huì)議成為聚焦重點(diǎn)環(huán)節(jié)、解決關(guān)鍵問題的高效溝通方式。
但靜默會(huì)不能單純理解為“文字版的小組討論”。
如果沒有設(shè)計(jì)“怎么樣才能把客戶增長提升40%”這樣的具體問題，和“增加新客戶的數(shù)量、增加獎(jiǎng)勵(lì)力度、增加紅包抽獎(jiǎng)”這些靶向性的建議，大家就不知道研討什么，也不知道該從哪些方面進(jìn)行深入發(fā)散思維，或者反駁和否定哪些意見。
在實(shí)際舉辦完靜默會(huì)的研討會(huì)后，很多人都會(huì)非常吃驚：“竟然能提出這么優(yōu)秀的方案，是我一個(gè)人所不能完成的！”
由此可見，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展之下的在線工具可以改變組織的行為。
組織的迭代往往是緩慢的，但工具的迭代其實(shí)可以很快；并且隨著工具本身的迭代升級(jí)，員工和組織也不斷提升。 最后
對(duì)于高效會(huì)議的優(yōu)化策略，還是可以繼續(xù)深度進(jìn)行的，因?yàn)闀?huì)議的改造空間是非常大的。
但無論是什么樣的會(huì)議模式，獲取信息、達(dá)成共識(shí)、提高效率，做出更準(zhǔn)確、更易于執(zhí)行的決策，依然是管理的追求，也是未來的方向。
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